OnVe használati útmutató

Ebben a cikkben minden részletre kiterjedően leírjuk az OnVe működését és funkcióit.
A szoftver gyors beállításáért és alapfunkcióiért - melyekkel az NTAK adatszolgáltatás könnyen és gyoran elvégezhető - lásd az alábbi cikkünket:

Regisztráció
Regisztrálni itt tudsz: https://app.vendegkonyv.online/register.
A regisztráció végén létre kell hogy hozz egy céget, itt ha nem cégként kezeled a szálláshelyet, akkor bármilyen névvel létrehozható a profil, például saját neved, fantázianév, stb.

Főmenü
Regisztráció után belépve a kezdő oldalra jutsz, ahonnan a bal felső sarokban lévő menüvel tudsz továbblépni (3 vonal).
hamburgermenu
A jobb felső sarokban található zászlóra kattintva választhatod ki a nyelvet!
18

Segítségek
Ha segítségre van szükséged a rendszer használata közben, bármikor kattinthatsz az egyes elemek melletti kérdőjelre:
inlinehelp
Ezt az ún. inline helpet a jobb felső sarokban tudod ki-be kapcsolni:
helpikon

Szallashely felvetele

Az első lépés, hogy felvedd a szálláshelyedet. Ezt a menü Szálláshelyek pontjában tudod megtenni:
szallashelymenu
majd kattints a jobb alsóban lévő + gombra.

A szálláshely létrehozásakor a felugró ablakban azok a mezők lesznek láthatóak, melyeknek kitöltése kötelező. A mezők kitöltéséhez a segítségek megtalálhatóak a kérdőjeleknél. Itt most a nem egyértelmű funkciókat fogjuk végigvenni.

Amennyiben módosítani szeretnél a felvett szálláshely adatokon csak kattints a már felvett szálláshelyre, módosítsd az adatot és kattints a mentésre.

Hány szálláshelyet vegyél fel?
Ha több kiadott szálláshelyed is van akkor mindegyiket vedd fel külön-külön. Amennyiben egy címen több külön kiadható egységed is van (például külön kiadható szobák, faházak, stb.), ezeket is külön vedd fel. Mindenesetben figyelj arra hogy megegyezzen az itt felvett szálláshelyek száma az NTAK regisztrációkor felvett maximálisan kiadható szobák számával (az NTAK terminológiában a szoba valójában külön kiadható lakóegységet jelent). Ha például két szobát írtál ide, akkor két szálláshelyet kell felvenned az OnVe-ban (lásd az ábrán az NTAK regisztrációban a megfelelő helyet).

Szálláshely gyors felvétele airbnb-t használóknak
Ha rendelkezel airbnb fiókkal akkor a szálláshely felvételét gyorsabban is megteheted, ha a bal felső sarokban lévő menü Airbnb import pontjára kattintassz és ott megadod a szálláshelyed airbnb linkjét.
48
Ezzel még nincs kész a szálláshely felvétele, csak jónéhány mező kitöltését megspórolod így. Szóval ezek után kattints a Szálláshelyek oldalon az újonnan felvett szálláshelyre, és töltsd ki a még hiányzó adatokat.

Alapinformációk - Szülő

Ha ennél a pontnál már korábban létrehozott szállásegységet jelölsz ki a legördülő listából, akkor a létrehozandó új egység “örökli” ennek tulajdonságait és azokat nem kell újra felvinni.
Ez akkor tud hasznos lenni, ha a szálláshelyed több külön kiadható, hasonló egységgel rendelkezik (például szobák, faházak, stb.), melyek alapadatai megegyeznek.
A “szülő” szobától örökölt adatok:

  • Adók, díjak és számlázás rész
  • Szálláshely címe rész
  • Tulajdonos rész
  • Számlázz.hu kapcsolat rész
  • NTAK összekapcsolás rész

Automata be- es kijelentkezes

Ez egy választható funkció, de nagyon hasznos. Ha itt megadod az érkezési és távozási időpontot, akkor innentől kezdve minden foglalásnál automatikusan érkeztetjük és utaztatjuk a vendéget az érkezés és távozás napján a megadott időpontokban (természetesen ha bizonyos foglalások érkezési és távozási időpontjait szeretnéd felülírni, ezt megteheted az automatizmus ellenére is).
Ha ezt a funkciót nem állítod be akkor minden érkezés és távozás napon be kell lépned és érkeztetned, illetve távoztatnod kell a vendéget.

:bulb:Az OnVe javaslata :bulb:
A funkció beállítását a teendőid minimalizálása érdekében javasoljuk!
Ha adott vendég az előre megadott időponthoz képest máskor érkezne csak meg, abból nem lesz gond, mivel az NTAK-ot az adott nap és nem a pontos időpont “érdekli”.

Ágyak beállítása

Ebben a pontban jelenleg még csak az a fontos, hogy az NTAK-kal megegyezzenek az ágyak adatai. A jövőben pedig azért lehet fontos mert az OnVe későbbi verziójába beépítjük majd, hogy az itt megadott ágyak közül a vendégek az Útikalauz kártyákon kiválaszthassák, hogy melyiket szeretnék használni.

Automatikus szamlazas a vendegnek

Ez a funkció szintén választható. Választásával a rendszerünk fogja automatikusan generálni a számlákat a vendégeid számára a távozásuk napján, neked innentől ezzel nem lesz gondod.
A számlákat a Számlázz.hu készíti el a vendégektől bekért adatok alapján, ezért szükséges hozzá egy Számlázz.hu-s ingyenes fiók regisztráció. Ezután pedig az úgynevezett megbízotti számlakibocsátás keretében fogjuk a Számlázz.hu segítségével kibocsátani a vendégeidnek a számláidat. Ehhez szükséges még egy erről szóló külön szerződést kötnünk.
A beállítás menete alább.

Bekapcsolás menete

  1. A beállításhoz először töltsd ki a szálláshely kötelező adatait, majd mentsd el. Ezután a Számlázz.hu összekapcsolásra kattintva tudod elindítani a folyamatot, majd kattints az összekötésre, végül a megjelenő Kérem az instrukciókat gombra.
  2. Ekkor elküldünk egy emailt, amiben a megbízotti számlakibocsátásról (vagyis hogy az OnVe kiállíthasson a nevedben számlát) szóló szerződés lesz csatolatként. Az emailben található instrukciók alapján írd alá és küldd vissza nekünk a szerződést.
  3. Ezek után aktiváljuk az összekötést, amiről egy visszaigazolást küldünk majd emailben. Ezután rákattinthatsz a Számlázz.hu összekötés gombra, ekkor egy emailt fogsz kapni a Számlázz.hu-tól, az ottani linkre kattintva létrehozhatod a fiókodat náluk vagy ha már van, el tudod fogadni az OnVe-t mint megbízott számlakibocsátó. Innentől aktív a számlázás.

Számlázz.hu adatok és NAV összekötés
Fontos, hogy a Számlázz.hu-ban helyesen add meg az adataidat, mert ezeket az alapadatokat használjuk mi is a számlázáshoz! Illetve az elektronikus számlázást egyrészt be kell jelentened a NAV felé is, ezt az Egyéb/Számlázó bejelentés menüpontban tudod megtenni a Számlázz.hu-n belül. Másrészt össze kell kötnöd a NAV online adatkapcsolattal, ezt pedig a Beállítások/Fiók beállításai/NAV online adatkapcsolat menüpontban tudod megtenni.

  1. A Kapcsolat tesztelése gombbal bizonyosodhatsz meg, hogy tényleg működik-e dolog. Ha nem működik, akkor itt az a hibaüzenet fog látszódni, amit a Számlázz.hu-tól kaptunk.

:bulb:Az OnVe javaslata :bulb:
Ennek a funkciónak a beállítását mindenkinek javasoljuk, mivel a szálláshely kiadás egyik kötelező és vesződséges része a számlázás, ezt a terhet tudod teljesen levenni a válladról. Innentől kezdve a számlák automatikusan készülnek és kerülnek kiküldésre a vendégnek Amennyiben nem vagy biztos benne, hogy jól állítod ki a számlákat, mindenképpen bízd ezt az OnVe-ra!

Airbnb osszekapcsolas

Ez a funkció azoknak izgalmas, akik aktívan hirdetnek az airbnb-n. Nekik az összekapcsolással át lehet szívni az összes airbnb-s foglalást, ami így létrejön az OnVe-n belül és nem kell őket kézzel felvinni. Természetesen a kapcsolat innentől aktív és a későbbi foglalásokat is automatikusan áthozza.
Az összekapcsolásra két lehetőség van:

Alapszintű kapcsolat

Ekkor a foglalás tényét és dátumát szívja csak át a rendszer, illetve ha módosítás történik, ám lemondás esetén kézzel kell törölni a foglalást.
Ehhez a kapcsolathoz elég megadni az airbnb id-t és az ical linket, majd mentést nyomni (nem kell az összekapcsolásra kattintani).

Teljes kapcsolat

Ekkor már a foglalás tényét, dátumát, díjait és az üzeneteket (lehetőség van az OnVe-n belülről levelezni a vendéggel, ehhez nem kell belépni az airbnb-re) is áthozza a rendszer, valamint ha bármilyen módosítás, vagy lemondás történik azok is automatikusan frissülnek a foglalásnál.
Ehhez a kapcsolathoz meg kell adni az airbnb id-t és az ical linket, majd az összekapcsolás gombra kell kattintani. A felugró ablakban meg kell adni az airbnb-s belépési adatokat végül pedig a mentésre kattintani.
Ezek után a Szálláshelyek oldalon az adott szálláshely sorában lévő felhő alakú Airbnb foglalások letöltése gombra kell nyomni.


Kis várakozás után letölti a foglalásokat a rendszer, erről visszaigazoló üzenetet küldünk. Ezek után a Foglalások oldalon látszódnak már az airbnb-s foglalások is (ha mégsem nyomj egy frissítést az oldalra - windowson F5, macen cmd + r).

:bulb:Az OnVe javaslata :bulb:
Ezt a funkciót airbnb-s hirdetőként mindenképpen ajánljuk, mivel így meg tudod spórolni a foglalások kézzel felvételét a rendszerünkbe, ráadásul a foglalások változásai is azonnal átjönnek a rendszerünkbe.

NTAK összekapcsolás

Az NTAK összekapcsolás mindenképp kell ahhoz, hogy az OnVe jelenteni tudjon az NTAK rendszerébe. Az összekapcsolás után a beállított automatizmusokkal működik az adatszolgáltatás.
A beállítás lépéseit az alábbi cikkben találod.

Szálláshely adatainak módosítása, törlése

Amennyiben módosítani szeretnél a felvett szálláshely adatain csak kattints a már felvett szálláshelyre, módosítsd az adatot és kattints a mentésre.
Szálláshelyet törölni az adott szálláshely oldalának alján lévő törlés gombbal lehet.

Foglalasok felvetele

A foglalások felvételére két lehetőséged van.

Foglalások felvétele automatikusan

Ezt jelenleg csak az airbnb-s foglalásokkal tudod megtenni, a többi csatornáról érkező foglalást kézzel kell felvenned.
A foglalásokat a szálláshely felvételénél az airbnb összekapcsolás teljes kapcsolat pontjában tudod megtenni.

Foglalasok felvetele kezzel

Miután felvetted a szálláshelyedet, a foglalásokat a következő menüpontban tudod felvenni.
15
Ezután kattints a + jelre a jobb alsó sarokban és vedd fel a foglalást. Az ablakban a csillaggal jelölt mezők kitöltése kötelező, a többi mező hozzáadható később is, illetve a csillagos mezők módosíthatóak a későbbiekben is. Ha beállítottál automatikus be- és kijelentkezést, akkor ha nem töltöd ki a bejelentkezés és kijelentkezés idejét, akkor az automatikusan beállított értékeket kapja a foglalás. Ha más időt írsz oda mint az automatikusan beállított, akkor felülírod azt és a beírt idő lesz a bejelentkezés és kijelentkezés ideje.

Az NTAK adatszolgáltatás ideje
Az NTAK adatszolgáltatás adott foglalásnál a foglalás bejelentkezési idejében történik meg (amennyiben ki van töltve a vendég bejelentkezés oldal), tehát ha módosítani szeretnél bármit a foglaláson, akkor addig az időpontig tudod megtenni!
Ha nincs kitöltve a bejelentkezési idő, akkor egészen addig nem jelent az NTAK-nak ameddig nem töltöd ki (amennyiben ki van töltve a vendég bejelentkezés oldal). Tehát ha előre nem adtál meg semmit, akkor a vendég érkezésekor lépj be és add meg az időpontot, ekkor az adatszolgáltatás megtörténik.

Megkezdett foglalás módosítása, törlése
Amennyiben már elkezdett foglalásnál módosítanál a vendégek számán, mert időközben elmentek, vagy jöttek újabb vendégek. Akkor ezt a vendég bejelentkezés oldalon meg tudod tenni. Töröld ki a távozott vendégeket (ilyenkor a rendszerünk ezeket távoztatja), vagy vegyél fel újakat (ilyenkor a rendszerünk ezeket érkezteti).
Amennyiben már elkezdett foglalásnál időközben elmennek, akkor módosítani kell a végdátumot a foglalásnál arra a napra, amikor elmennek. Ha volt beállítva távozási időpont, akkor annak a napja automatikusan az új végdátum napjára ugrik. Az időpont marad ugyanaz, de ha szükséges ez is megváltoztatható, ha beállítassz új távozási időpontot.
Amennyiben már elkezdett foglalásnál módosítanál a díjakon, ezt meg tudod tenni, ha belépsz a foglalásba és átírod a díjat.

Foglalások kezelese

A Foglalások oldalon alaphelyzetben az összes szálláshelyed foglalásait látod érkezési sorrendben fentről lefele. Ha a foglalások sorrendjén szeretnél változtatni, akkor a jobb felső sarokban lévő két ikon közül a bal oldalira kattinva tudsz mást megadni a képen látható opciók közül.


Lehetőséged van szűrni a foglalások között, ha csak bizonyos foglalásokat akarsz látni. Beállítani a jobb felső sarokban lévő két ikon közül a jobb oldalira kattinva tudod.

A szűrőoldalon például beállíthatod, ha adott dátumtól, vagy adott dátumig szereplő foglalásokat akarsz csak látni, vagy ha csak adott szálláshely foglalásait, esetleg csak a törölt foglalásokat látnád. A szűrők visszaállításával, vagy az oldal újratöltésével visszaáll az eredeti beállítás.

A foglalások bal oldalán lévő piros csík (lásd példaként a Foglalások kezelése pont első képénél látható 2. és 3. foglalásnál) azt jelenti, hogy airbnb-s, vagy booking-os foglalás esetén nem adtál meg szolgáltatási díjat.

A foglalas bejelentkezese

Adott foglalásnál a jobb oldalon található bejelentkezés ikonra kattintva érhető el a vendég adatainak megadása.


A bejelentkezési oldalon a vendég, vagy vendégek személyes adatait kell megadni, melyek szükségesek az NTAK adatszolgáltatáshoz. Amennyiben több vendég érkezik, akkor az ablak alján található gombbal lehet újabb vendéget hozzáadni a foglaláshoz.
54

Sikeres NTAK adatszolgáltatás
A sikeres NTAK adatszolgáltatáshoz az összes mező kitöltése kötelező, hiány esetén nem tudja fogadni az NTAK az adatokat!
Több vendég esetén minden vendég bejelentése kötelező!

Kitöltetlen vendégadatokat piros “üres vendégkönyv!” felirattal jelez a rendszerünk.
50

Az adatok megadását te is meg tudod tenni, de a vendég is. A második esetben el kell hogy küldd neki a linket amin megadhatja az adatokat, ezt az Útikalauz link másolásával tudod megtenni.

:bulb:Az OnVe javaslata :bulb:
Amennyiben a vendég rendelkezik internet kapcsolattal és nem teljesen számítógép analfabéta azt javasoljuk, hogy küldd el neki már azonnal a foglalás után az útikalauz linket és kérd meg hogy még az érkezés előtt töltse ki. Így az NTAK adatszolgáltatással nem lesz gondod!

Utikalauz link masolasa

Adott foglalásnál a jobb oldalon található útikalauz link másolása ikonra kattintva érhető el ez az opció.


A gombra kattintva kimásolod a linket, amit utána bármilyen emailbe be tudsz másolni (windows esetén ctrl+v, macen cmd + v). A linket a vendég meg tudja nyitni az emailből és ott az adatait a saját számítógépén meg tudja adni, ami utána megjelenik nálad a foglalásnál. A vendég ezzel a linkkel semmi máshoz nem fér hozzá, csak ehhez az oldalhoz.

Utikalauz link a vendeg oldalarol

Az útikalauz linken a vendég először csak annyit lát, hogy meg kell adnia a bejelentkezési adatait:
44
Ha ezeket kitöltötte, akkor fér hozzá a további tartalmakhoz (a felsorolás alatt látható, hogy ez hogy jelenik meg a vendég számára):

Terheles hozzaadasa

Adott foglalásnál a jobb oldalon található terhelés hozzáadása ikonra kattintva érhető el ez az opció.


Ezzel az opcióval a szállásdíjon felüli egyéb tételek (például transzfer, étel, ital, wellness stb.) számlázhatóak ki a vendégeknek, amennyiben az automatikus számlázás be van kapcsolva.
Ha a felugró ablakban az adatokat megadod, akkor a számla elkészül a vendégnek, amit a szállásról szóló számlájához hasonlóan az Útikalauz oldalon ér majd el. Amennyiben a számla dátumának a mai napot adod meg a számla azonnal elkészül, amennyiben jövőbenit, akkor azon a napon.

Terhelések kötelező jelentése az NTAK-ba
Az NTAK felé minden vendégek felé kiszámlázott tételt le kell jelenteni, nem csak a szállásdíjat. Ezért az egyéb terheléseket itt kell hogy megadd még abban az esetben is ha nálad nincs beállítva az automatikus számlázás. Bár számlát nem fogunk róla készíteni ebben az esetben, de lejelentjük az NTAK-nak a terhelést.

Szamlazas a vendeg fele

Amennyiben az automatikus számlázás be van kapcsolva, és a vendég adatok ki vannak töltve, akkor a vendégeidnek automatikusan állítjuk ki a számlát a távozása napján. A számla a kiállítástól kezdve elérhető lesz a vendégeid számára az Útikalauz oldalon, neked pedig a Számlák oldalon jelenítjük meg összesítve a többi számlával együtt.

Amennyiben nincs beállítva az automatikus számlázás a vendég akkor is lát egy számlák menüpontot az Útikalauz oldalon, de ha rákattint a rendszerünk azt jelzi neki, hogy ez egy papír alapon kiállított számla és kérje a házigazdától.

Kartyak felvetele

A kártyák felvételét a menü Kártyák pontjában tudod megtenni:
23
Ebben a pontban olyan segítségeket adhatsz meg külön-külön kártyákon, melyekről úgy gondolod, hogy a vendégek komfortját növelhetik. A vendégek a kártyákat az Útikalauz linken tudják elérni.
Példaként pár javaslat, hogy miket lehet megadni:

  • Hogyan talál a szállásra?
  • Hogyan jut be a lakásba (ha például nem személyes a vendégfogadás)?
  • Használati utasítás az egyes gépekhez
  • A közelben található fontos intézmények, boltok (gyógyszertár, bolt, stb.)
  • Gasztronómiai élmények a közelben
  • Turista látványosságok a közelben

Új kártya felvételéhez a jobb alsó sarokban lévő + gombra kell kattintani, majd kitölteni a kívánt mezőket, illetve kép is hozzáadható a könnyebb beazonosíthatóság miatt. A létrehozott kártyák bármikor módosíthatóak, vagy törölhetőek. A kártyák csak azon szálláshelyeidnél jelennek meg az útikalauz oldalon, ahova a kártya létrehozásakor pipát tettél.

:bulb:Az OnVe javaslata :bulb:
Mindenképpen javasoljuk a kártyák használatát, így például megspórolhatsz olyan telefonhívásokat, minthogy nem tudják mi az internet kód, nem találják a szállást, stb. Illetve megspórolhatsz pár kirohangálást a szállásra, mert nem tudják a vendégek, hogyan kell beindítani a fűtést.
Mindeközben a vendégied elégedettsége és komfortérzete is növekedhet.

Részletes leírás a kártyákról ezen a linken található:

Munkatarsak felvetele

A munkatársak felvételét a menü Munkatársak pontjában tudod megtenni (a pont csak annak a felhasználónak jelenik meg, aki létrehozta a profilt, az itt beállított munkatársaknak nem):
00
Ebben a pontban meg tudsz hívni másokat, akiket szeretnéd, hogy kezeljék a profilodat. A meghívó pár másodperc után megérkezik a meghívott email címére, ha mégsem találja akkor érdemes ellenőrizni a spam mappát, vagy ha van ilyen akkor a promotions mappát.
A jogosultsággal (a regisztráció után) mindenhez hozzáfér a másik, kivéve, hogy ő nem tud másokat meghívni, illetve nem tudja a céges adatokat módosítani.
Amennyiben olyan felhasználót hívsz meg, akinek már van másik OnVe fiókja, vagy máshol már munkatárs, akkor ő a jobb felső sarokban található ikonnal tud a cégek, vagy profilok közt váltani.
54

:bulb:Az OnVe javaslata :bulb:
Ha elutaznál nyaralni és mást bízol meg a szálláshelyed ideiglenes kezelésével, hasznos lehet őt hozzáadnod munkatársként az OnVe fiókodhoz. Így ha valamit módosítani kellene, ezt nem neked kell megoldanod.

Uzenetek

Az üzeneteket a menü hasonlónevű pontjában tudod elérni:
06
Itt jelenleg csak akkor látsz üzeneteket, ha összekötötted az airbnb-vel a fiókodat, ekkor az airbnb-s üzenetek jelennek meg.
Egy adott foglalást és az üzeneteit a következőképp látod:


Bárhová rákattintva tudod elolvasni a teljes üzenetfolyamot, vagy válaszolni rájuk, ehhez nem is kell külön belépned az airbnb fiókodba.
A jobb oldalon látható három ikonnal az alábbi funkciókat tudod még elérni az adott foglaláshoz kapcsolóan:

Naptár

A naptárat a menü hasonlónevű pontjában tudod elérni:
27
A naptár nézetben a foglalásaidat látod csíkok formájában, és amennyiben több szálláshelyed is van, akkor azokat egymás alatt. A naptár nézetben ha oldalra görgetsz az egérrel, akkor arrébb tudod vinni a nézetet akár egy évvel is (előre és hátra). Egy példa a kinézetre három szálláshely esetén:
40
Az oldal tetején található választóból a Napi zárás infora átváltva meg tudod nézni, hogy egy adott napot le lehet-e zárni (vagyis hány fős a foglalás, van-e hozzájuk vendégadat, illetve a szállásdíj megvan-e adva) és hogy milyen adatok mennek aznapról az NTAK felé.
Ha az oldal tetején lévő választóból a normál módot választod, akkor adott foglalásra kattintva az alábbi opciók érhetőek el:

Szamlak

A számlákat a menü hasonlónevű pontjában tudod elérni:
44
Ebben a menüpontban láthatod, hogy milyen tételeket számláztál ki a vendégek felé. A tételek megjelennek abban az esetben is, ha nem állítottál be automatikus számlázást, ilyenkor a jobb oldalon lévő részletek gombra kattintva azt fogod látni, hogy kézzel kell kiállítani a számlát:


A legtöbb vendégnél két tétel jelenik itt meg, a szállásdíj és az ifa, kivéve, ha az ifa 0 ft.
Illetve szintén itt jelenhet meg:

  • a takarítási díj számlája (ha ezt külön számlázod és nem a szállásdíj részeként),
  • az egyéb terhelések
  • a módosító számlák, ha például távozás után változott a szállásdíj

Sajat cegem felvetele

Ezt a menü Saját cégem pontjában tudod megtenni (ez a pont a beállított munkatársaknak nem jelenik meg, csak annak a felhasználónak, aki létrehozta a profilt):
48
Itt kell hogy megadd, hogy milyen névre állítsuk ki neked az OnVe szolgáltatási díjáról a számlát. Illetve itt látod azt is, hogy mennyi lesz a számla összege.